방문고객을 맞이하는 우리의 자세

고객이 오시면.. 즉시 하던 일을 멈추고 "어서 오십시오. 무엇을 도와 드릴까요?” 라고 친절히 인사하겠습니다. 방문하시는 고객이 담당자를 쉽게 찾을 수 있도록 사무실 입구에 담당업무별로 담당자 사진과 좌석배치도를 부착하고 공무원증을 패용하여 즉시 담당자를 찾으실 수 있도록 하겠습니다. 찾으시는 담당자가 없을 경우 건을 정리하여 1시간 이내에 담당자에게 전달한 후 2시간 이내에 고객이 원하시는 방법으로 알려 드리겠습니다. 몸이 불편하신 분이나 노약자가 방문하실 경우 도착 전에 연락(031-940-7114)을 주시면 담당자가 현관 입구에 대기하여 안내해드리겠습니다. 용무를 마치고 돌아가실 때에는 “안녕히 가십시오. 찾아주셔서 감사합니다.”라고 따뜻이 배웅 인사를 하겠습니다.

전화고객을 맞이하는 우리의 자세

전화벨이 3번 울리기 전(또는 3초내)에 신속히 받고, “정성을 다하겠습니다. 파주교육지원청 □ □ □과 ○ ○ ○입니다. 무엇을 도와드릴까요?” 라는 인사말로 친절히 응대하겠습니다. 전화벨이 3번 이상 울린 후 받았을 경우, “늦게 받아 죄송합니다.(오래 기다리게 해서 죄송합니다) 파주교육지원청 □□□과 ○○○입니다.”라고 먼저 인사하겠습니다. 다른 직원에게 전화를 연결할 경우 9초 이내에 전화를 연결하되 고객이 같은 내용을 반복하지 않도록 통화 요지를 담당자에게 미리 전달하겠습니다. 담당자가 부재중인 경우에는 고객께 담당자의 부재 사유를 설명하고 고객의 성명, 용건, 전화번호 등을 메모하여 담당자에게 전달, 담당자 도착 즉시 고객께 응대하도록 하겠습니다. 통화가 끝났을 때 “감사합니다. 좋은 하루 되십시오.”등 끝인사를 하고, 고객이 수화기를 내려놓은 뒤 1초 이상 경과 후 수화기를 내려놓겠습니다. 전화 응대 만족도를 향상시키기 위해 전 직원에 대해 정기적인 교육을 연 1회 이상 실시하겠습니다.

우편과 PC, FAX 민원에 대한 우리의 자세

우편과 PC 또는 FAX로 민원을 제출하신 경우 접수 후 30분 이내에 담당자에게 전달하겠습니다. 우편, PC, FAX를 통한 제 증명 발급업무는 접수 후 즉시 처리하도록 하겠습니다.

일반 민원 처리에 대한 우리의 자세

법정 처리기한이 7일 이상인 민원 또는 처리과정에서 처리 주관 부서 이외에 다른 기관 또는 부서와의 협의가 필요하여 소요시간이 7일 이상 진행되는 민원에 대해서는 처리 담당자가 전화․이메일․SMS 등을 통하여 진행상황을 고객에게 알려드림으로써 궁금증을 해소하여 드리겠습니다. 휴대용 증명서나 행정정보자료로 당해 민원사무의 처리에 필요한 내용의 확인이 가능한 경우 민원에 관련한 제증명서류를 요구하지 않겠습니다. 민원사무를 처리함에 있어 당해 행정기관의 내부에서 할 수 있는 자료의 확인, 관계기관․부서와의 협조 등에 따른 모든 절차를 담당공무원이 직접 행하도록 하여 불필요한 사유로 고객께서 다시 행정기관을 방문하지 않도록 하겠습니다. 고객지향적인 행정서비스를 구현하고자 민원 처리상황 휴대전화 및 SMS 안내 서비스를 실시하겠습니다.

잘못된 행정에 대한 시정 및 보상

방문 혹은 전화를 하셨을 때 혹시 우리 직원이 불친절하거나, 받으신 서비스가 불만족하다고 지적해 주시면, 부서장 책임 하에 해당 공무원을 재교육하여 불친절 사례가 없도록 하겠으며, 결과를 5일 이내에 알려드리겠습니다. 또한, 2회 이상 누적될 경우 부서장이 친절 교육을 실시하고 담당자로 하여금 직접 사과드리도록 하겠습니다. 고객께서 우리교육지원청 공무원의 착오로 인하여 2번 이상 방문하셨을 때, 관련 공무원이 정중히 사과를 드리고, 최우선적으로 업무를 처리함과 동시에 해당 공무원에 대한 재교육을 실시하도록 하겠습니다. 업무처리 지연에 대한 보상 민원접수 후 처리를 지연시켜 3회에 걸쳐 독촉장을 발부 받은 담당자에게는 인사상 불이익 조치를 하여 신속, 정확한 민원처리가 되도록 하겠습니다.

고객 참여와 의견제시 방법

고객 여러분께 협조를 부탁드리는 사항

우리 경기도파주교육지원청 공무원 일동은 고객의 편익을 최우선으로 하는 고객만족 행정이 되도록 최선을 다하겠습니다. 고객 여러분의 아낌없는 성원과 적극적인 협조를 당부 드립니다. 고객 여러분께서는 민원처리 시 친절하고 공정한 서비스를 받을 권리가 있으므로 때와 장소에 구애됨이 없이 이 권리를 적극적으로 행사하시기 바랍니다. 민원을 보내실 때에는 신청인의 성명, 주소 및 전화번호 등 인적사항을 꼭 기재해 주십시오. 익명․가명인 경우는 처리되지 않을 수 있습니다. 다른 사람을 모함 또는 비방하는 민원 같은 내용의 민원을 여러 기관에 중복 제출하거나 처리 불가능한 민원을 반복 제출하는 것을 지양하여 주시기 바랍니다. 법규나 제도상 또는 주민 다수를 위하여 불가피하게 고객의 뜻을 받아들이지 못할 경우에는 널리 이해하시는 아량을 베풀어주실 것을 당부 드립니다. 불친절, 불편하신 일들은 그때그때 지적하여 주시기 바라며, 고객 여러분이 지켜보시는 가운데 친절하고 타의 귀감이 되는 모범공무원을 보셨을 경우 또한 알려 주십시오. 고객님의 작은 칭찬이 저희에게는 큰 힘이 됩니다. 경기도파주교육지원청과 24개 지역교육청과는 밀한 협조체제 하에 업무를 추진하고 있으므로 경기도파주교육지원청을 이용하시기가 불편한 경우, 가까운 교육지원청을 찾아가 문의하시면, 열과 성을 다해 도와 드릴 것입니다.